Utfordringen
Hvordan gjør man AI tilgjengelig for ansatte i offentlig sektor, uten å risikere datalekkasjer? Halden kommune i Norge har vist at det lar seg gjøre. De kom til Ayfie med ønske om å utforske hvordan AI kunne forbedre hverdagen for ansatte og innbyggere, uten å gå på kompromiss med sikkerhet og personvern. Utfordringene var tidkrevende oppgaver, behov for kompetansebygging og krav til datasikkerhet.
Sammen med Ayfie kan kommunen tilby en intern plattform hvor alle 2 000 ansatte kan eksperimentere med og anvende generativ AI i daglige oppgaver.
«Vi ønsket et alternativ som trygt kunne gjøres tilgjengelig for alle, uten noen risiko for at opplastet innhold, instruksjoner eller dokumenter ville lekke,» sier Øyvind Grandahl, leder for digitalisering, IT, kommunikasjon og utvikling i Halden kommune.
Kommunens IT- og digitaliseringsteam, ledet av Øyvind Grandahl, satte et klart mål: å bygge AI-kompetanse på tvers av hele arbeidsstyrken og teste hvordan AI kunne støtte og forbedre offentlige tjenester.
Løsningen
For å lykkes trengte de både opplæring for hele staben, samt forhåndsdefinerte instruksjoner sammen med Ayfie Business Agent. I dag er Ayfie den interne plattformen hvor ansatte kan bruke og bytte mellom de mest kjente språkmodellene i markedet, laste opp dokumenter og chatte med systemene sine, uten å være redd for sikkerhetsbrudd.
Halden inngikk partnerskap med Ayfie og Frend Digital for å levere et kommuneomfattende AI-opplæringsprogram og implementere Ayfies plattform bak kommunens brannmur.
- 250 ansatte fullførte introduksjonskurs om generativ AI og hvordan skrive instruksjoner (prompts).
- 70 ansatte deltok i workshops fokusert på å bygge forhåndsdefinerte instruksjoner og AI-agenter som støtter spesifikke funksjoner.
- 2 000 ansatte fikk tilgang til et sikkert, internt AI-miljø koblet til Haldens egne datakilder.
«I motsetning til forbrukerverktøy gir Ayfie faktabaserte svar og viser kilden til informasjonen,» forklarer Hege Nikolaisen, COO i Ayfie. «Dette handler ikke om å kjøpe flere apper; det handler om å låse opp kunnskapen som allerede finnes der og gjøre den tilgjengelig i et ChatGPT-lignende grensesnitt,» sier Nikolaisen.
Resultatet
Halden har allerede sett tydelige effekter av sin innføring av AI.
- Over 40 000 dokumenter og 20 000 journalinnføringer er behandlet automatisk, noe som har spart betydelig tid for ansatte.
- To stillinger har blitt omfordelt som følge av økt effektivitet.
- Ansatte har fått praktisk erfaring med KI, noe som har skapt engasjement og økt forståelse av teknologien.
- All databehandling skjer internt og løsningen følger gjeldende lover og retningslinjer for personvern.
Neste steg
Kommunen forbereder nå neste fase av sitt AI-program med Ayfies Index. Index er en Retrieval-Augmented Generation (RAG)-løsning som gjør det mulig for ansatte å hente verifisert informasjon direkte fra kommunens interne dokumenter, prosedyrer og kunnskapsbaser — uavhengig av format, server eller type programvare. Dette kan hjelpe dem med:
- Saksbehandling: Analysere innkommende søknader, sjekke for nødvendig informasjon, be om manglende detaljer, og utarbeide beslutningsforslag basert på kommunale retningslinjer, kriterier, lover og forskrifter — særlig innenfor helse, omsorg og NAV-relaterte tjenester.
- Informasjon til ledelsen: Identifisere hvordan Ayfie kan hente og sammenstille relevant data på tvers av økonomi- og HR-systemer, og gi ledelsen pålitelig innsikt og aggregert beslutningsstøtte.
- Økonomi: Se på å automatisere daglige, ukentlige, månedlige eller årlige sammenligninger, rapporter eller prognoser for å støtte planlegging og ressursforvaltning.
- HR, intranett og dokumentasjon: Vurdere hvordan informasjon fra intranett og kommunens prosedyre-/rutinebibliotek (Samsvar) kan kombineres til et enhetlig AI-støttet tilgangspunkt for ansatte.
