Innsynsbehandling: Slik svarer en kommune raskere med Ayfie

 

Fra 16 til 4 timer per innsynssak. Se hvordan din kommune får kontroll på innsynsbehandlingen – og gi saksbehandlerne tiden tilbake.

 

Ayfie_Logo_symbol_original
Copy of Oppsummer byggesak i Vestre gate, trekk ut nøkkelfakta, koble til plan- og bygningslov, og identifiser relevante tidligere saker. (1)

Fra dager til timer

I en liten kommune med stramt budsjett og få ansatte, sparer saksbehandlerne nå 7-9 timer i uken. Tiden brukes på det de faktisk er ansatt for: faglig vurdering, ikke å lete etter dokumenter.

"Jeg visste at dokumentene fantes. Jeg visste bare ikke hvor."

Tone har jobbet som saksbehandler i kommunen i åtte år. Hun kjenner systemene, hun kjenner sakene, og hun kjenner frustrasjonen når innbyggerne ber om innsyn.

Innsynsbegjæring fra en borger

En tirsdagsmorgen i september kommer det inn en innsynsbegjæring fra en borger, la oss kalle han Knut. Han ber om innsyn i alle dokumenter knyttet til et byggeprosjekt som har pågått i tre år. Det høres enkelt ut, men Tone vet bedre.

"Vi er bare tre saksbehandlere her. Når dokumenter ligger spredt over arkivsystemet, e-post, fellesmapper og fagsystemet, kan én innsynssak ta meg to hele arbeidsdager. Det er to dager jeg ikke kan bruke på de 47 andre sakene jeg har liggende."

Før Ayfie startet Tone med å åpne arkivsystemet. Så e-posten. Så fellesmappen. Så fagsystemet. Hun søkte på "Storgata 15". Så på "byggesak 2021". Så på "Olsen". Hun åpnet mapper hun trodde kunne inneholde noe. Hun spurte kollegaer om de husket korrespondanse. Hun sjekket gamle møtereferater.

"Det verste var ikke tiden. Det verste var usikkerheten. Hele tiden lurte jeg på: Har jeg funnet alt? Ligger det et dokument et sted jeg ikke har sjekket? Hvis jeg sender ufullstendig svar, får vi klage. Og vi har ikke kapasitet til å behandle klager."

Etter to dager hadde Tone funnet det meste. Trodde hun. Men hun var aldri helt sikker.

"Nå får jeg oversikt på tre minutter"

I februar testet kommunen Ayfie Agent. Tone var skeptisk.

"Vi har prøvd digitale løsninger før. De lover mye, koster mye, og brukes lite. Og vi har ikke tid til å lære nye systemer."

Men implementeringen tok to uker, ikke to måneder. Og læringskurven var overraskende kort.

"Første gang jeg åpnet en innsynssak med Ayfie, spurte jeg bare: "Hvilke dokumenter har vi om byggeprosjektet i Storgata 15?" På tre minutter hadde jeg en komplett liste. Søknader fra 2021. Korrespondanse med byggherre. Nabovarsler. Vedtak. Møtereferater. Alt. Jeg trodde ikke mine egne øyne."

 

Tone trenger ikke lenger å huske hvor hun så et dokument for seks måneder siden. Hun trenger ikke å åpne fem ulike systemer. Hun trenger ikke å spørre kollegaer om de husker noe. Hun spør Ayfie.

Jeg spør: "Har vi behandlet lignende innsynskrav om byggesaker før?" Og jeg får svar. Jeg spør: "Hva sier offentlighetsloven om unntak for taushetsbelagte opplysninger?" Og jeg får svar. Jeg spør: "Finnes det korrespondanse med Knut om dette prosjektet tidligere?" Og jeg får svar. Alt i samme vindu. Alt på sekunder.

Det som tidligere tok to dager, tar nå tre-fire timer. Resten av tiden bruker Tone på det hun faktisk er utdannet til: faglig vurdering av hvilke dokumenter som skal utleveres, hvilke som er unntatt, og hvordan hun skal svare innbyggeren på en god måte.

 

Fra overbelastning til oversikt

Kommunen er som mange små kommuner: få ansatte, stramt budsjett, store forventninger. De har ikke råd til å ansette flere. De har ikke råd til å levere dårlig kvalitet.

Rådmann Lars så utfordringene daglig.

"Vi hadde saksbehandlere som jobbet overtid, som var frustrerte, og som visste at de ikke rakk alt de skulle. Samtidig hadde vi innbyggere som ventet uker på svar på innsynskrav. Det var ikke bærekraftig."

Etter noen måneders bruk av Ayfie Agent så tallene sånn ut:

Før Ayfie:

  • Gjennomsnittlig 16 timer per innsynssak

  • Svartid: 5 dager

  • 3-4 klager på saksbehandling per år

  • Saksbehandlere jobbet jevnlig overtid

Etter Ayfie:

  • Gjennomsnittlig 4 timer per innsynssak

  • Svartid: 1-2 dager

  • Mål om 0 klager på saksbehandling

  • Saksbehandlere holder normal arbeidstid

  • Med 30 innsynssaker per år sparer kommunen 360 arbeidstimer årlig – tilsvarende 7-9 timer per uke fordelt på teamet.


"For en stor kommune er kanskje 360 timer ingenting. For oss er det en halv stilling. Det er forskjellen mellom å klare hverdagen og å drukne i saker. Vi var skeptiske til AI i offentlig sektor. Vi er en liten kommune med lite ressurser, og vi kan ikke ta sjanser. Men Ayfies løsning er bygget for våre krav til personvern og informasjonssikkerhet. Og resultatene kom raskere enn vi hadde trodd."  – Rådmann 

 

Slik kan du sette det opp i Ayfie Business Agent:

 

 

Start med KI uten anskaffelsesprosess

Vil du teste hvordan Ayfie kan hjelpe deres saksbehandlere? Vi tilbyr nå kommuner muligheten til å få KI på plass allerede nå.

Prøv i praksis – uten binding:

  • Testing (POC) første halvår 2026 og se gevinster i arbeidshverdagen
  • Ingen forpliktende avtale, vi gjør en evaluering sammen om dere ønsker å fortsette
  • Opplæring gjennom workshops og praktisk opplæring av ansatte.
  • Ved videreføring utarbeides en plan for implementering og oppskalering.

Slik starter dere:

  • Book et 30-minutters møte hvor vi kartlegger deres behov
  • Få tilgang innen to uker til en skreddersydd testløsning
  • Test med reelle saker i deres egen arbeidshverdag
  • Evaluer etter seks måneder – fortsett bare hvis dere ser verdien

Ayfie Agent er bygget for norsk offentlig sektor med full etterlevelse av GDPR, Schrems II og offentlige krav til informasjonssikkerhet. All data behandles i Norge, og kommunen beholder full kontroll over sin informasjon.

Book et uforpliktende møte →