Tilgang til kritisk informasjon på sekunder
How Vår Energi gave 1,400 employees instant access to critical knowledge spread across 1,000+ governing documents, by embedding Ayfie directly into their management system.
At a Glance
The problem: Selv etter en omfattende revitalisering av Vår Energis styringssystem brukte ansatte for mye tid på å finne informasjonen de trengte. Det eksisterende søket matchet bare eksakte dokumenttitler, ikke selve innholdet.
Løsningen: Arribatec integrerte Ayfies søk og agent direkte i styringssystemet gjennom Ayfies API, slik at ansatte fikk ett sted å søke på tvers av alle styrende dokumenter og prosesser, og stille spørsmål i vanlig språk.
Resultatet: Ansatte og ledere opplever styringssystemet som langt mer relevant, enklere og raskere å bruke. Kritisk informasjon som tidligere tok minutter eller timer å finne, er nå tilgjengelig på sekunder.
Vår Energi er et norsk olje- og gasselskap som produserer rundt 400 000 fat olje og gass per dag. De opererer på tvers av 42 produserende felt med 190 lisenser og har rundt 1 400 ansatte. Selskapet ble dannet gjennom en rekke fusjoner og oppkjøp fra 2018, der Point Resources, Eni Norge, ExxonMobils norske oppstrømsvirksomhet og Neptune Energy Norway ble samlet under ett.
PROBLEMET
Svarene fantes. Å finne dem var ikke enkelt.
Vår Energi er resultatet av fire organisasjoner som ble til én (Point Resources, Eni Norge, ExxonMobil og Neptune Energy Norway). Hvert selskap hadde med seg sin egen kultur, sine egne prosesser og sin egen dokumentasjon.
Arribatec ledet en omfattende revitalisering av Vår Energis styringssystem, VEMS, bygget på QualiWare. De reduserte dokumentasjonsmengden med over 60 %, etablerte en tydelig prosessarkitektur og skapte struktur i roller og ansvar. I dag inneholder VEMS over 1 000 styrende dokumenter og mer enn 400 arbeidsflyter som beskriver hva Vår Energi gjør, hvordan de gjør det, og hvem som er ansvarlig.
Men selv med et velstrukturert styringssystem brukte ansatte fortsatt for mye tid på å finne riktig informasjon. Det eksisterende søket matchet bare dokumenttitler. Hvis du ikke husket det nøyaktige navnet på det du lette etter, fikk du ingenting.
Frustrasjonen viste seg i medarbeiderundersøkelser. Brukervennlighet var en gjentakende bekymring. Spesielt for offshorearbeidere, folk som jobber to uker på og fire uker av, var det en reell utfordring å huske hvor man finner riktig dokument. Og når folk ikke finner det de trenger, slutter de å lete.
Styringssystemet hadde svarene. Problemet var å komme til dem raskt nok.
LØSNINGEN
Innebygd. Ett system. Ett søk. Umiddelbare svar.
Arribatec, som hadde ledet den bredere revitaliseringen av VEMS, integrerte Ayfies søk og Business Agent direkte i styringssystemet gjennom Ayfies API.
Ayfie er bygget inn i VEMS-grensesnittet. For ansatte føles det som en naturlig del av systemet de allerede kjenner. Ingen ekstra innlogginger eller veksling mellom applikasjoner. Ayfie indekserer alle styrende dokumenter i Vår Energis SharePoint-miljø, i tillegg til prosessene som er modellert direkte i QualiWare. Det betyr at det søker på tvers av innhold og metadata, ikke bare titler.
Slik ser det ut i praksis. En offshorearbeider trenger å vite hvor livbåtene er plassert på Balder-plattformen. Med det gamle tittelsøket ga et søk etter «beredskap Balder» null resultater. Med Ayfie dukker relevante dokumenter opp umiddelbart, inkludert en beredskapsplan på 176 sider. Men offshorearbeideren trenger ikke å lese 176 sider. De sender dokumentet til Ayfie-agenten og spør: «Hvor er livbåtene?» På sekunder får de et presist svar med de nøyaktige plasseringene.
Agenten håndterer mer enn enkle oppslag. En linjeleder som lurer på sin rolle i rekrutteringsprosessen kan sende det relevante dokumentet til agenten og spørre: «Hva er min rolle i denne prosessen?» Svaret lister opp deres spesifikke ansvarsområder og aktiviteter, hentet direkte fra den styrende dokumentasjonen.
Agenten kan også sammenligne dokumenter og prosesser for å identifisere duplisert eller motstridende informasjon, akkurat den typen oppryddingsarbeid man trenger etter flere fusjoner.
RESULTATET
Tilbakemeldingene fra Vår Energi har vært tydelige: både ansatte og ledere opplever styringssystemet som langt mer relevant for det daglige arbeidet. Enklere. Raskere. Og folk bruker det faktisk.
With 1,400 employees who all need access to the management system, the potential time savings are significant. Instead of scrolling through document tables, clicking through process models, or giving up entirely, people can just ask a question and get an answer grounded in their own governing documentation.
Med 1 400 ansatte som alle trenger tilgang til styringssystemet, er den potensielle tidsbesparelsen betydelig. I stedet for å bla gjennom dokumenttabeller, klikke seg gjennom prosessmodeller eller gi opp helt, kan folk bare stille et spørsmål og få et svar forankret i deres egen styrende dokumentasjon.
NESTE STEG
Fra søk til kontinuerlig forbedring
Arribatec utforsker mer spesialiserte bruksområder ved hjelp av Ayfies funksjon for instruksjoner. Et eksempel som testes nå er en agent som forbedrer forretningsprosesser. Agenten analyserer prosessdiagrammer modellert i QualiWare og vurderer effektivitet og kompleksitet. Den identifiserer flaskehalser og leverer prioriterte forbedringsforslag. Agenten gir teamene et sterkt utgangspunkt for diskusjoner de kanskje ikke ville hatt ellers. Arribatec finjusterer nå agentens evner før den rulles ut til resten av organisasjonen, og gjør QualiWare fra et søkeverktøy til et verktøy som aktivt forbedrer måten arbeidet utføres på.
.png?width=114&height=23&name=Customer%20Case%20images%20(6).png){kind=small}
Vil du bygge Ayfie AI-søk inn i dine eksisterende systemer?
Book et møte med oss og vi vil vise deg hvordan.